Курс ЦБ на: 22.08.2019
66,2630 руб.
73,4989 руб.
Описание финансового термина: Факсимиле

Назначение факсимильной подписи и правила использования

Вторник, 21 мая 2019
51

Это точное воспроизведение подписи, призванное заменять подпись уполномоченного лица на некоторых документах в случаях, предусмотренных законом. Нюансы использования клише описаны в Гражданском кодексе, иные нормативные документы не регламентируют его применение.

Качественное факсимиле – это оттиск подписи, который не отличить от оригинала. Использование его целесообразно в случаях, когда стоит задача оперативно поставить на документе подпись уполномоченного лица, но по ряду причин он сам не может это сделать. К примеру, муниципальное учреждение на бесплатной основе оказывает гражданам образовательные услуги. При заключении соглашения сторона-исполнитель вправе законно пользоваться факсимиле для подписания документа.

Назначение факсимильной подписи

Она необходима в ряде случаев:

  1. Ответственного лица нет на месте;
  2. Руководство сильно загружено и на подпись собралось слишком много документации.

Суть факсимиле – в возможности замены подписи на договорах, что ускоряет документооборот. От имени руководителя организации проставить подпись может уполномоченный на это сотрудник. При этом использование такого инструмента таит в себе некоторые опасности: злоумышленник может использовать факсимиле неправомерно. Доказать факт нарушения сложно, поэтому порядок использования факсимиле на предприятии стоит прописать в специальном акте.

Где можно и нельзя применять факсимиле

Этот момент в законодательстве не прописан, поэтому каждая организация вправе разработать собственное положение о применении оттиска. Чаще всего факсимиле проставляется на грамотах и благодарственных письмах, которые не относятся к бланкам строгой отчетности. Чуть реже его применяют в процессе заверения гражданско-правовых договоров. Использовать его в процессе заключения сделок (в том числе на первичных документах) можно исключительно по предварительному согласованию сторон.

Положение об использовании факсимиле в рамках организации не имеет общепринятой формы, текст его свободный. Однако в нем обязательно должны быть включены следующие пункты: список документов, на которых допускается проставление факсимиле, перечень лиц, имеющих право делать это, где будет храниться печать, и кто несет ответственность за нарушение условий ее хранения и использования. Если грамотно составить текст документа, получится наверняка минимизировать риски использования факсимиле не по назначению.

Запрещено использование факсимиле:

  • Для заверения доверенности. Оригинальную подпись в ней проставляет исключительно доверитель;
  • При заверении первичной бухгалтерской документации, банковских чеков, счетов-фактур, накладных, актов приемки работ и пр.;
  • В налоговой декларации, в противном случае у налоговой к налогоплательщику возникают вопросы.

Аналогично только личная подпись руководителя компании может быть поставлена на договоре в процессе оформления трудовых отношений. Целесообразней всего отдавать предпочтение факсимиле при работе с внутренней документацией.

Где изготовить факсимиле

Если директор компании желает тратить меньше времени и сил на подписание всех входящих распоряжений и бумаг, ему необходимо заказать изготовление факсимиле. Этим занимаются частные компании, производящие штампы и печати или же можно обратиться в типографию.

Средняя стоимость работы и длительность ожидания зависят от выбранного дизайна факсимиле и сложности подписи. В среднем на изготовление уходит не больше недели. Обращаться за услугой лучше в проверенные фирмы, ориентируясь по отзывам довольных заказчиков.

Плюсы и минусы использования факсимиле

К ощутимым его плюсам можно отнести простоту и удобство использования. Без факсимиле не обойтись компаниям, у которых часто возникает необходимость подписывать документы, но директор по той или иной причине не может это сделать. В таком случае заверением документации занимается ответственное лицо.

Минусы тоже есть – это вероятные риски использования факсимиле в личных целях или его попадание в руки постороннего лица. Минимизировать вероятность их наступления просто, достаточно предусмотреть порядок хранения и использования оттиска. В рабочее время он хранится в сейфе, недоступном для остальных сотрудников. Каждый факт выдачи и применения факсимиле обязательно отражается в специальном журнале, который контролируется руководством.

Читайте также

Поиск по словарю