Курс ЦБ на: 16.11.2019
63,8881 руб.
70,4111 руб.
Описание финансового термина: Аналог собственноручной подписи

Особенности использования аналога собственноручной подписи в работе с документами

Пятница, 24 мая 2019
109

Аналог собственноручной подписи - это копия подписи некоего лица, заверяющего документы или заключающего договора и позволяющая существенно экономить время в процессе оформления сделок.

Отличительная особенность аналога собственноручной подписи заключается в менее низком уровне защиты по сравнению с обычной подписью, поэтому чаще всего используется:

  1. В отношениях массового характера;
  2. Когда применять ЭЦП нецелесообразно по причине ее дороговизны;
  3. В закрытых организациях.

К АСП закон относит электронно-цифровую подпись и факсимиле. Другие аналоги собственноручной подписи не распространены. Их использование допускается строго в соответствии с нормами действующего законодательства или по соглашению сторон. Пока что широкого распространения способ не получил ввиду наличия рисков при его использовании. К тому же уровень развития программно-технических средств пока что недостаточный.

Что такое ЭЦП и в чем ее нюансы

5 статья Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации гласит, что использование ЭЦП и признание ее имеющей юридическую силу возможно только при наличии программных средств, способных обеспечить идентификацию такой подписи. Право удостоверять подпись дается исключительно на основании лицензии.

Электронно-цифровую подпись получают в результате работы программы генерации ЭЦП. Она служит полноценным аналогом обычной ручной подписи человека и отличается двумя характерными особенностями: воспроизводится исключительно одним человеком, хотя ее подлинность могут подтвердить многие, а также ЭЦП неразрывно связана с определенным документом. Любые изменения и нарушения подписанного документа невозможны без нарушения подлинности подписи, следовательно, подделка становится невозможной.

В процессе использования электронно-цифровой подписи пользователь ПО изготавливает пару индивидуальных ключей. Первый – секретный, второй носит название открытого и необходим для проверки достоверности использованной цифровой подписи. Таким образом электронно-цифровая подпись выступает полноценным аналогом собственноручной подписи.

Аналог собственноручной подписи (АСП) – это идентификатор кредитной организации или ее клиента, который выступает в качестве контрольного параметра правильности указания обязательных реквизитов платежного документа, и подлинности его содержания.

Характерные признаки АСП:

  • персональная идентификация. У каждого пользователя должен быть уникальный аналог, который не дублируется и является единственным в своем роде;
  • гарантирование достоверности указанных в документе реквизитов;
  • обеспечение неизменного содержания отправляемого документа.

Аналог собственноручной подписи может использоваться при совершении сделок в письменной форме, что соответствует требованиям статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Владельцем АСП выступает кредитная организация или ее клиент, регистрация которого была осуществлена в предусмотренном законом порядке.

Квалифицированная электронная подпись, предназначенная для определения лица, который ее использует для подписания документа, также может быть признана АСП в случаях, когда это предусмотрено действующим законодательством.

Администрированием документооборота, который осуществляется с использованием АСП, занимается юридическое лицо или отдельное подразделение юридического лица. Его функция состоит в регистрации владельцев АСП, проведении проверок правильности и достоверности данных, а также в обеспечении документооборота.

Участниками документооборота с использованием аналоговой собственноручной подписи могут являться юридические (в частности, кредитные организации) и физические лица.

Например, при дистанционном оформлении онлайн займов заемщик и кредитор не могут встретиться лично, чтобы закрепить договор собственноручной подписью. По этой причине для подтверждения сделки используется аналог собственноручной подписи.

Порядок осуществления документооборота с использованием АСП имеет такие характеристики:

  • от имени кредитной организации или ее клиента АСП удостоверяет факт правильного составления и подписания документа. Для этого могут использоваться различные программно-технологические или иные средства в порядке, предусмотренном договором, заключенным между участниками документооборота;
  • факт достоверности платежного документа, который был подписан с использование АСП, считается подтвержденным, если была произведена процедура, предусмотренная договором о документообороте, которая дала положительный результат;
  • документы, подписанные аналогом собственноручной подписи, имеют такую же юридическую силу, что и документы, которые собственноручно подписаны владельцами счетов;
  • результаты, полученные в ходе проверки аналога собственноручной подписи, фиксируются в специальном журнале или при использовании электронных средств в порядке, предусмотренном договором о документообороте;
  • результат проверки АСП должен фиксироваться в таком порядке, который обеспечивает полноценную возможность предоставления их на бумажных носителях в случае возникновения такой необходимости;
  • аналог собственноручной подписи должен удостоверять подлинность документа, где обозначены все обязательные реквизиты;
  • документ, подписанный с помощью АСП, должен передаваться его получателю тем способом, который предусмотрен условиями договора. При этом должна гарантироваться сохранность всех реквизитов документа;
  • дублирование документа, подписанного аналогом собственноручной подписи, должно осуществляться на бумажном носителе.

Использование факсимиле как аналога цифровой подписи

ГК страны трактует факсимиле как разновидность воспроизведения подписи человека с использованием механического или иного способа копирования. Однако четкого регулирования порядка использования факсимиле нет, поэтому рекомендуется ориентироваться на подзаконные акты, согласно которым применение факсимиле возможно исключительно по соглашению сторон участников сделки.

Подобное согласие прописывается в тексте договора или оформляется как отдельное соглашение между сторонами. Но даже в таком случае использовать факсимиле в роли АСП нельзя в доверенности, в платежных документах и налоговой документации. Если руководство компании приняло решение использовать в работе факсимильную копию, издается приказ, в котором описывается, кто и на каких условиях может использовать аналог собственноручной подписи начальника. В нем обязательно указывается, как и где будет храниться оттиск факсимиле на предприятии, и кто имеет к нему доступ.

Читайте также

Поиск по словарю

Рекомендуем

ТОП-20 МФО
Займы без процентов
Заявка в несколько МФО
Калькулятор переплаты